Le management à distance : un pas de plus vers votre transformation numérique
Sommaire de l'article
Le télétravail fait peu à peu son chemin au sein des entreprises françaises. Mais beaucoup de dirigeants restent frileux car manager une équipe à distance est loin d’être aisé. Du moins, elle ne n’est absolument pas dans le cadre d’un mode de management traditionnel. Pourtant, avec l’assouplissement des règles autour de la mise en place du télétravail (ordonnance du 22 septembre 2017 et loi du 29 mars 2018), ce mode d’organisation est appelé à se généraliser. Dès lors, comment mettre en place un management à distance tout en maintenant une bonne dynamique d’équipe et évitant les problèmes inhérents l’éloignement ?
Management à distance : le nouveau défi du télétravail
Le télétravail ou travail à distance est défini par l’article L.1222-9 du code du travail de la manière suivante : « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ». Les NTIC ont ainsi permis le développement de cette organisation du travail. Elles permettent ce que Laurent Taskin, Docteur en sciences de gestion, nomme la despatialisation. Cette notion renvoie à la distance physique et psychosociologique induite par la pratique du télétravail.
La distance générée par la pratique du télétravail chamboule complètement les rapports traditionnels à la production nés sous la révolution industrielle.
Manager à distance, une pratique jugée encore trop complexe
En février 2019, une étude du Comptoir de la nouvelle entreprise de Malakoff Médéric Humanis révèle que le télétravail concerne 29% des salariés contre 25% en 2017. La motivation première des salariés dans la pratique du télétravail reste avant tout la diminution des temps de trajets mais également de planifier ses horaires de travail en fonction de ses besoins mais aussi d’être plus efficace.
Aujourd’hui, le travail à distance se démocratise énormément au sein des entreprises, après quelques années de farouches résistances de la part des dirigeants.
Toujours selon l’étude citée plus haut, les difficultés à manager des collaborateurs seraient le 3ème frein à la mise en place du télétravail dans l’entreprise, juste après la crainte de perte du lien sociale et de l’esprit d’équipe et du risque d’isolement. De manière générale, les raisons de la réticence de bon nombre d’entrepreneurs sont nombreuses :
- Un moindre contrôle des collaborateurs et de leur travail
- Des difficultés accrues pour évaluer les besoins et les attentes de chaque membre de l’équipe.
- Un éloignement avec la réalité du terrain qui peut rendre plus difficile l’animation d’équipe, la résolution des conflits et le maintien de la motivation.
- La gestion du temps et des priorités complexifiées entre des équipes à distance et des collaborateurs en présentiel.
Du côté des salariés, le travail à distance peut également effrayer, surtout quand il contribue à renforcer les difficultés. Il a pour conséquence :
- Un contact moins régulier avec le manager
- Un sentiment d’isolement face aux tâches à effectuer ou face aux problèmes techniques
- Une moindre possibilité de valoriser son travail
- Des difficultés de priorisation en cas de surcharge de travail
- La peur d’être « oublié » par sa hiérarchie
- Une séparation du temps de travail et de la vie privée plus floue
Ces arguments sont loin d’être des idées reçues. Le management à distance présente, en effet, des difficultés bien différentes du management en présentiel. Néanmoins, les opportunités sont également très nombreuses.
une porte d’accès au management 3.0
Pour contre balancer les craintes des dirigeants et des salariés, de nombreux « pratiquants » du travail et du management à distance offrent de nombreux arguments forts.
Du côté des salariés, d’abord, puisque le bénéfice semble le plus évident, le travail à distance offre :
- Une organisation du temps de travail plus souple et une autonomie accrue
- Une absence ou réduction du temps de trajet
- Une plus grande efficacité et productivité dans le travail
- Un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
- Une meilleure qualité de vie, …
Les salariés ne sont pas les seuls à considérer que le télétravail peut être bénéfique. Les dirigeants ayant mis en place ce type d’organisation au sein de leur entreprise voient également de nombreuses opportunités qui se rapprochent de celles des salariés :
- Renforcer l’autonomie des salariés
- Aider les salariés à concilier vie professionnelle et vie privée
- Améliorer l’ambiance et la qualité de vie au travail
- Limiter les trajets et donc les risques encourus par les collaborateurs
- Accentuer l’attractivité de l’entreprise auprès des futurs salariés, …
Les nouvelles problématiques du télémanager
Malgré cet essor du travail à distance, l’organisation et le management ne s’improvise pas et il faut parfois plusieurs mois pour mettre en place une organisation qui fonctionne. Pour les managers, le défi est de taille. Comment concilier le besoin de contrôle et la nécessité de faire confiance ? Comment communiquer avec les salariés et choisir les modes de communication appropriés en fonction du message à délivrer ? Comment maintenir la motivation des collaborateurs et faire en sorte de maintenir une cohésion d’équipe ?
Ce sont bien toutes ces questions qui se posent et auxquelles nous allons tenter de répondre.
Les 7 clés et les fondements du télémanagement
Très concrètement, le management à distance, autrement appelé « télémanagement », ne s’improvise pas. Nous avons dégagé 7 fondamentaux pour permettre de manager des équipes à distance avec succès.
Faire confiance !
C’est sans doute la chose la plus importante à mettre en place dans le cadre d’un management à distance. Et la confiance ne va pas de soi. Les pratiques managériales doivent donc être le reflet de cette confiance. Attention néanmoins : confiance ne veut pas dire absence de contrôle. Les salariés qui télé-travaillent doivent également se sentir responsables de leur travail. Même si le dosage entre confiance et contrôle peut être parfois être difficile à trouver, il est également facteur de réussite dans la relation du manager avec ses équipes.
Fournir tous les équipements et outils pour travailler.
Là encore, cela peut paraître évident mais, au quotidien, les problèmes informatiques peuvent être une importante source de stress pour les personnes qui travaillent à distance. De fait, il est indispensable de leur fournir du matériel et des outils fonctionnels mais également un support en cas de problème. Le salarié ne doit jamais se retrouver seul face à un soucis informatique !
Faire en sorte que les objectifs soient clairs et bien compris.
Le manager doit communiquer sur des règles claires et explicites en matière d’organisation, d’objectifs attendus mais également au niveau relationnel. Il est nécessaire d’échanger avec le ou les collaborateurs afin de se mettre d’accord sur des objectifs accessibles, mesurables, réalistes (Pensez SMART !). Bref, mettre en place un cadre de travail qui permettra aux collaborateurs de se sentir guidés et sûrs d’eux.
Adapter les outils de communication à la nature des messages.
Les outils de communication doivent être précisément définis et le manager doit expliciter la manière dont les collaborateurs doivent communiquer : quels outils, quelle fréquence en fonction de la nature de l’information. Exemple : si la demande est rapide et possède un caractère d’urgence, le collaborateur pourra privilégier le téléphone. Dans le cas contraire, il pourra utiliser la messagerie instantanée. De son côté, le manager doit montrer l’exemple en appliquant lui aussi les règles de communication. Adapter le medium au message est un aspect particulièrement important car une communication fluide est, sans doute, l’une des choses les plus difficiles à mettre en place.
Favoriser les relations de travail.
Même à distance, les collaborateurs ont besoin de rituels et de contacts réguliers avec leur manager et leurs collègues. N’hésitez donc pas à créer des rencontres hebdomadaires ou mensuelles, en présentiel ou via un outil de visio-conférence pour favoriser les échanges en temps réel avec l’équipe. Ces rencontres sont aussi importantes pour maintenir la motivation des collaborateurs et atténuer le sentiment d’éloignement. Si cela est possible, il peut être intéressant d’organiser des rencontres avec le manager sur le lieu de télétravail du salarié pour pouvoir parler plus librement que par téléphone ou par e-mail. Enfin, n’hésitez pas à organiser des temps de rencontres informels pour favoriser la cohésion d’équipe.
Se montrer disponible.
Sans être corvéable à merci, le manager doit savoir se rendre disponible pour ses collaborateurs. La difficulté avec la multitude d’outils de communication est donc d’être disponible et réactif par téléphone, e-mail, messagerie instantanée, etc. D’où l’importance de bien cadrer la pratique dès le départ. De plus, il est important de planifier des rendez-vous individuels avec les collaborateurs pour déceler les problèmes éventuels, discuter du travail en cours sans évaluation ni contrôle, notamment si ces derniers peinent à partager leurs difficultés.
Faire des retours réguliers.
Cela est bien entendu valable dans le cadre d’un management classique mais cet aspect est fondamental pour un manager à distance. Les retours positifs ou négatifs permettent aux salariés de rester impliqués dans leur travail et se sentir moins isolés. Attention cependant à bien choisir le mode de communication des résultats. Pour des résultats positifs, n’hésitez pas à le faire savoir à votre hiérarchie afin de valoriser le collaborateur. Dans le cas de résultats négatifs, prenez le temps de discuter en présentiel ou en visio-conférence.
On l’aura compris, le management à distance repose énormément sur la communication et le relationnel. Plus il y a de la distance, plus il faut faire d’efforts pour communiquer de manière adaptée et qualitative. Plus encore que de coutume, le manager devra donc développer les qualités relationnelles comme l’écoute, l’animation d’équipe, la gestion des conflits, l’empathie mais aussi l’instauration d’une supervision rigoureuse et une organisation souple.
L’équilibre à trouver n’est pas toujours simple et c’est pourquoi il est important de prendre le temps de roder ce type d’organisation, de se poser les bonnes questions et de solliciter les collaborateurs pour mettre en place un système qui convient à tous. Le management à distance est une opportunité pour les entreprises de remettre à plat leur façon de manager les collaborateurs et de se diriger avec plus de facilité vers un management adapté aux nouvelles contraintes de la digitalisation.
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