Le schéma directeur des ressources humaines comme levier de performance

Lorsqu’elle souhaite se développer, une entreprise déploie des moyens techniques et financiers. Elle améliore également ses outils de production et/ou développe de nouveaux produits à lancer sur le marché. Tous ces changements sont bénéfiques, mais pour être réellement porteurs, ils doivent garder une vraie cohérence avec les ressources humaines. C’est le rôle du schéma directeur des ressources humaines.

En effet, encore beaucoup d’entreprises réfléchissent aux moyens techniques et financiers nécessaires à leur expansion, sans prendre suffisamment en compte les ressources humaines et leur adaptation nécessaire aux changements. Les enjeux sont pourtant importants, on ne peut pas simplement recruter en urgence de nouveaux salariés. Le schéma directeur des ressources humaines est un outil qui va vous aider à adapter la gestion de celles-ci aux projets de développement de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un schéma directeur des ressources humaines ?

Votre entreprise évolue ou s’apprête à évoluer. Ces changements entraînent de nombreux bouleversements dans l’entreprise et plus spécifiquement dans la gestion des ressources humaines. La charge de travail supplémentaire que ces changements vont amener nécessite de repenser l’organisation de l’entreprise.

Il peut s’agir de recruter un nouveau manager, de réorganiser certains services, de former des collaborateurs… Quelle que soit la nature des évolutions attendues pour relever les différents challenges qui vont se présenter, vous devez accorder un soin particulier aux ressources humaines de l’entreprise. Ce sont elles qui vont porter vos projets et permettre leur bonne réalisation.

Pour mener à bien ces changements, vous devez identifier précisément tous les services et fonctions qui vont être impactés, et prendre la mesure de cet impact. Cela peut concerner tout autant la communication que les besoins en compétences ou l’encadrement.

Une fois cette phase d’analyse réalisée, vous pourrez définir les différentes actions à mettre en place pour que votre politique de RH (Ressources Humaines) soit cohérente avec vos projets. Mener à bien une telle réflexion peut sembler complexe. Pour vous aider durant ce processus, il est recommandé de rédiger un SDRH : Schéma Directeur des Ressources Humaines.

Le SDRH est un document précisant les actions à mettre en place pour que les ressources humaines soient pertinentes avec l’évolution de l’entreprise. Il s’agit d’une feuille de route à suivre :

• Quels profils doivent être recrutés, quand et en quel nombre ?
• Comment les former et les faire évoluer ?
• Comment organiser leur travail, gérer la communication ?
• Il faudra également préciser les conditions de travail.

Il s’agit donc de définir clairement, du point de vue des ressources humaines, tous les moyens, ainsi que l’organisation à mettre en œuvre pour que l’entreprise puisse se développer pleinement.

Comment faire du schéma directeur des ressources humaines un levier de performances ?

Le schéma directeur des ressources humaines est constitué de trois parties :

• L’organisation : définir la structure de l’entreprise, répartir les différents services et activités, maîtriser les conditions de travail…
• La communication : la structurer dans le travail, veiller aux relations entre collègues, services, hiérarchie, outils de communication interne…
• Le parcours collaborateur : le recrutement, l’intégration, la formation, la gestion des carrières…

Pour chacune de ces parties, l’objectif du SDRH (Schéma Directeur des Ressources Humaines) sera de prévoir les changements et de les gérer dans le temps. Chacune d’elles constitue un levier potentiel. Le SDRH a donc une importance cruciale pour mener à bien le développement de l’entreprise. Pour une bonne stratégie, vous devez ainsi, pour chacun des axes cités ci-dessus :

• Réfléchir à une gestion anticipée des ressources humaines ;
• Mettre en place une démarche pour faciliter l’adéquation des ressources aux nouveaux besoins ;
• Optimiser l’efficacité de l’action à court et moyen termes.

L’organisation

Une entreprise qui évolue connaît nécessairement des changements organisationnels. Par exemple, elle pourra être amenée à créer un nouveau service, à recruter des salariés ou à augmenter les effectifs dans l’encadrement. L’organisation doit ainsi être repensée en profondeur.

Mieux organiser le travail au sein de l’entreprise est essentiel pour garantir un fonctionnement optimal. Trois axes principaux doivent être pris en compte :

• Organiser les fonctions ;
• Mettre en place un encadrement ;
• Maîtriser les conditions de travail.

Organiser les fonctions

Il faut commencer par analyser tous les dysfonctionnements présents au sein de l’entreprise. Ceux-ci peuvent être de nature très diverse, comme des retards récurrents, des erreurs fréquentes dans les procédures ou encore des tensions entre des employés (positions hiérarchiques mal définies, missions qui empiètent les unes sur les autres…).

Faire ce premier point est très important pour prendre la mesure des optimisations à réaliser, d’autant plus si vous envisagez d’augmenter vos effectifs ou de créer de nouveaux services. Des dysfonctionnements non résolus vont se répercuter sur le reste de votre entreprise et vous empêcher de développer votre activité de manière optimale. Cette première étape vous permet ainsi de tout remettre à plat pour repartir sur des bases saines.

Vous devez ensuite réaliser l’inventaire des missions pour chaque poste. Après avoir effectué cela, vous pouvez les répartir parmi les nouveaux effectifs ou services.

Mettre en place un encadrement

Il faut à présent repenser l’encadrement et la hiérarchie. Il faut définir le nombre de personnes nécessaires aux postes d’encadrement, mais aussi leur rôle (directeur, encadrant, coordinateur, appui technique…). Cette étape est essentielle, car ces fonctions vont permettre de faire le lien entre les salariés et la direction.

Les postes d’encadrement doivent être traités avec un soin particulier : attention à ne pas déléguer trop ou trop vite. Attention également à bien communiquer autour de ces changements avec les salariés qui n’avaient peut-être pas, jusque-là, l’habitude d’avoir des managers pour les diriger. Ils pourraient, par exemple, ressentir une perte d’autonomie.

Vous devrez alors décider du type de recrutement : rechercher des talents en externes ou favoriser la promotion interne. Il est ensuite indispensable de bien expliciter les rôles de chacun et de partager les responsabilités. Il faudra également prévoir un accompagnement pour les nouveaux managers.

Maîtriser les conditions de travail

Le schéma directeur des emplois et des ressources humaines doit impliquer les salariés pour mieux connaître leurs conditions réelles de travail. Les interroger sera également l’occasion de découvrir certains freins potentiels à la réalisation de leurs missions, comme un manque d’effectifs, des outils non adaptés, etc. Ce sera, là encore, l’occasion de faire le point et de procéder à des améliorations si nécessaires.

Il faut ensuite définir une politique de sécurité claire. Mener un état des lieux sur les risques professionnels vous permettra de mieux appréhender les risques que peuvent rencontrer les salariés (accidents du travail, maladies professionnelles…). Vous pourrez ainsi organiser une prévention efficace au sein de votre entreprise.

La communication

Les relations de travail ne sont pas les mêmes dans une toute petite structure et une plus grande. Les évolutions de l’entreprise ont une conséquence sur les relations entre les différents collaborateurs.

Vous allez devoir cadrer les relations de travail pour qu’elles soient pertinentes avec votre nouvelle organisation. Selon la taille de l’entreprise, tous ces bouleversements peuvent en plus ajouter des échelons dans la hiérarchie, créant de la distance relationnelle supplémentaire entre la direction et les salariés.

Il est également possible que la présence soudaine de nouveaux postes d’encadrement génère des réactions négatives chez les employés. La première étape sera donc de prendre la mesure de tous les changements et de rassurer les salariés en définissant clairement les relations entre eux et les postes d’encadrement, mais aussi entre les différents services. Il faudra ainsi distinguer les différentes personnes impliquées et leurs responsabilités.

Vous devrez également repenser vos outils et méthodes de communication. Une réorganisation, quelle qu’en soit la cause, peut provoquer des problèmes de communication au sein d’une entreprise. C’est encore plus vrai lorsque de nouveaux services ou des postes d’encadrement sont créés.

Vous devez mettre en place une communication efficace : qui transmet quoi à qui, quand et comment. Par exemple : quelles informations doivent être transmises et à qui ? Qui consulter en cas de problème ? Avec qui négocier lorsqu’un compromis doit être trouvé ?

N’hésitez pas à mettre à contribution les représentants du personnel pour déterminer des processus de communication clairs et efficaces.

Le parcours collaborateur

Lorsqu’une entreprise se développe, elle est amenée à recruter de nouveaux salariés pour faire face à la charge de travail supplémentaire. Pour bien gérer ces changements, vous devez repenser votre gestion stratégique des ressources humaines :

• Identifier les besoins présents et futurs en recrutement : combien de salariés faut-il engager à court, moyen et long terme ;
• Déterminer quels sont les profils qui devraient être recrutés ;
• Définir les modalités de recrutement : conditions d’embauche et de travail (interne ou externe, type et durée des contrats, nombre d’heures, primes…) ;
• Accompagner les nouveaux salariés : intégration, formation, évolution ;
• Gérer les reconnaissances : la reconnaissance des salariés est un levier fort de mobilisation. Elle peut prendre diverses formes. Il faut donc déterminer :
• Le « quoi ? » (ce qui donne lieu à une reconnaissance : atteinte d’objectifs, développement des compétences…) ;
• Le « comment ? » (prime, cadeau, privilèges…) ;
• Et le « qui ? » (qui est reconnu et par qui cela est fait).

Le SDRH (Schéma Directeur des Ressources Humaines) doit être élaboré dès lors que l’entreprise prévoit de développer son activité. C’est l’occasion de faire un point complet sur les ressources humaines de l’entreprise, afin de corriger les dysfonctionnements existants et d’organiser tous les changements à venir. C’est une démarche essentielle pour s’assurer que l’entreprise aura toutes les ressources nécessaires à disposition le moment venu.